1. Den innledende setningen – fang oppmerksomheten
2. Hoveddel – vær tydelig
3. Avsluttende setning – legg opp til en konkret handling
4. Signaturen – vær relevant
5. Emnefeltet: Skriv dette helt til slutt
På samme måte som når du baker til familien, kollegaer eller slekten, skriver du ikke mailen for din egen skyld, men for å hjelpe den potensielle kunden. Du bør derfor unngå å innlede mailen med «Hei, jeg jobber for», eller «vi hjelper bedrifter med ...». Vis at du er interessert i kunden og at du er klar over hvem det er du har tatt kontakt med. Benytt deg av en enkel «reason to speak». Kanskje har firmaet ansatt nye selgere, eller er i ferd med å bli børsnotert? Prøv å gjøre det personlig!
Det er her du smaksetter mailen og sørger for å få frem budskapet ditt. Et godt tips er å gå rett på sak og unngå unødvendig småprat. Spør den du skriver til om XXX er en prioritet akkurat for øyeblikket, eller om de har tanker knyttet til XXX. Sørg for å være relevant og tydelig om fordelene firmaet vil få, i stedet for å gå inn på tekniske detaljer om tjenestene og produktene du tilbyr. Du kan også spørre om du har kommet til riktig person, og hvem du heller bør snakke med hvis dette ikke er tilfelle.
Den siste setningen i mailen skal få leseren til å handle. Få med en såkalt Call-To-Action (CTA), som gjør det enkelt for den potensielle kunden å svare. Spør for eksempel om hva som kan være et hensiktsmessig steg videre, eller om vedkommende kan sette av 10 minutter til en samtale neste uke.
Signaturen din får mailen til å henge sammen. Alle bransjer er forskjellige, men som oftest er det ikke nødvendig å alltid være så formell i mailene. Hensikten med mailen er å komme nærmere leaden/kunden og skape en ærlig og åpen relasjon til dem. Kanskje holder det med et telefonnummer og en lenke til LinkedIn-siden din? Skal kunden komme til et møte hos deg? Send med adressen!
Det deilig bakst og gode mailer har til felles, er at de skal se tiltalende ut. I mailen er emnefeltet kjempeviktig. Emnefeltet bør skrives helt til slutt, akkurat som glasuren blir lagt på når kaken er ferdig. Da får du en velformulert mail med tydelige hovedpunkter som er enkle å kommunisere. Unngå klisjeer! Prøv heller å nevne en felles kontakt, still et spørsmål eller bruk humor hvis du føler deg komfortabel med det.
Timing er like viktig for bakeresultatet og for når mailen sendes ut. Ifølge Opt In Monster er det best å sende ut mail på tirsdager. Verste tidspunkt er i helgen. Når det gjelder klokkeslett, pleier de fleste å åpne og svare på mailene sine cirka klokken 11 på formiddagen. De færreste sjekker innboksen etter klokken 17. Et annet godt tips er å lese mailen høyt for seg selv. Henger alt sammen? Varer den under 90 sekunder? Kan du tilby noe verdiskapende?