For å unngå at møtet oppfattes som sløsing med tid, er det viktig å sørge for at deltakerne på møtet faktisk trenger å være der. Bruk invitasjonen til å forklare hvilken kunnskap og input som trengs, og hvem som eventuelt bør delta for å motta informasjonen. Hvis alle deltakerne faktisk føler at de kan komme til å bidra med noe, øker viljen til å delta og positiviteten rundt møtet generelt!
Hvorfor bør møtet holdes? Hvilke beslutninger skal tas? Hvis alle møtedeltakere vet hva formålet med møtet er, vil de også være mer fokuserte, organiserte og engasjerte. Legg ved en møteagenda. Med en agenda for hånden har man et godt produktivitetsverktøy, som også legger til rette for bedre forberedelser. Møtet kan brukes til diskusjoner og brainstorming, ikke bare til å se gjennom dokumenter.
Det er lett å glemme logistikken rundt et møte. Ha med alle praktiske detaljer som navn/nummer til møterommet og et telefonnummer til en av arrangørene for møtet. Hvis det skulle skje endringer i siste liten, er det godt å kunne kontakte riktig person. Fortell gjerne om det vil bli servert mat eller kaffe. Det er alltid fint med stabilt energinivå gjennom hele møtet. Da har alle de riktige forutsetningene. Du kan videre benytte deg av påminnelsesfunksjonen på mailplattformen din. Dette er et veldig godt verktøy for dem som ikke alltid har kalenderen oppe.
Ikke forvent at alle kommer på møtet bare fordi de har mottatt invitasjon. Inviter med RVSP. Samle inn svarene og følg opp dem som ikke har gitt beskjed en eller to dager før møtet. Gjør det enkelt ved å ha S.U. som action-knapp på slutten av e-posten. De fleste e-posttjenester tilbyr slike funksjoner!
For å sammenfatte punktene ovenfor, kan du tenke deg at du skal svare på de klassiske journalistspørsmålene: hva, når, hvem og hvorfor. Møtedeltakerne har nå anledning til å forberede seg og bidra aktivt, i tillegg til å føle seg positive og inspirerte før møtet. Hensikten med møteinvitasjonen er at den skal være et toneangivende verktøy som kommer alle til gode! Sist, men ikke minst: Sørg for at du faktisk sender ut møteinvitasjon – selv for korte, interne møter. At noen bare stikker innom en kollegas kontor, kan ofte oppleves som forstyrrende. Gi alle muligheten til å stille forberedt og målbevisste, uansett hvor lite møte det er!