1. Aloitus – kiinnitä huomio
2. Pääkappale – ole selkeä
3. Viimeinen virke – kehota toimimaan
4. Allekirjoitus – oli relevantti
5. Otsikko: kirjoita se viimeisenä
Aivan kuten silloin, kun leivot perheelle, kollegoille tai sukulaisille etkä itsellesi, et myöskään kirjoita sähköpostia itsellesi, vaan auttaaksesi potentiaalista asiakasta. Vältä sähköpostin aloittamista kirjoittamalla "Hei, työskentelen...", "autamme yrityksiä...".
Näytä, että olet kiinnostunut asiakkaasta ja että tiedät, keneen otat yhteyttä. Käytä yksinkertaista syytä yhteydenottoon. Ehkä yhtiö on palkannut uusia myyjiä tai listautunut pörssiin?
Yritä tehdä viestistä henkilökohtainen!
Pääkappaleella maustat viestisi ja varmistat, että tuot asiasi esille. Hyvä vinkki on mennä suoraan asiaan ja välttää tarpeetonta rupattelua. Kysy liidiltäsi, onko XXX heille prioriteettina juuri nyt vai onko heillä kenties pohdittavaa XXX:n suhteen. Keskity oleellisiin asioihin ja viesti yritykselle tarjoamistasi hyödyistä selkeästi sen sijaan, että menet teknisiin yksityiskohtiin palvelusta tai tuotteesta. Voit myös kysyä, oletko tavoittanut oikean henkilön vai tulisiko sinun puhua jonkun toisen kanssa.
Sähköpostin viimeisen virkkeen pitäisi saada lukija toimimaan. Käytä niin kutsuttua Call-To-Action (CTA) -kehotusta, jolloin potentiaalisen asiakkaan on helppo vastata. Kysy esimerkiksi, mikä olisi hyvä seuraava vaihe tai onko hänellä 10 minuuttia aikaa puheluun ensi viikolla.
Allekirjoituksesi pitää sähköpostin koossa. Se vaihtelee eri alojen välillä, mutta useimmiten sähköposteissa ei tarvitse olla niin muodollinen. Sähköpostin tarkoituksena on päästä lähemmäs liidiä/asiakasta ja luoda rehellinen ja avoin suhde heidän kanssaan. Ehkä puhelinnumero ja linkki LinkedIn-sivullesi riittää? Pitäisikö asiakkaan tulla tapaamaan sinua? Lähetä osoitetiedot mukana!
Leivonnaisia ja hyviä sähköpostiviestiä yhdistää se, että ne näyttävät houkuttelevilta. Mitä tulee sähköpostin otsikkoon, on se erittäin tärkeä. Aivan kuten kakku kuorrutetaan viimeiseksi, kannattaa myös sähköpostin otsikko kirjoittaa viimeiseksi. Silloin sinulla on hyvin muotoiltu sähköposti, jossa on selkeät pääkohdat, jotka ovat yksinkertaisia kommunikoida. Vältä kliseitä! Kokeile sen sijaan mainita yhteinen kontakti, esittää kysymys tai käyttää huumoria, jos se sopii sinulle.
Ajoitus on yhtä tärkeää niin leivonnassa kuin sähköpostin lähettämisessä. Opt In Monsterin mukaan paras aika lähettää sähköposteja on tiistaisin ja huonoin viikonloppuna. Ajallisesti useimmat ihmiset näyttävät avaavan ja vastaavan sähköposteihin noin klo 11 aamupäivällä, kun taas harvat katsovat postilaatikkoonsa klo 17 jälkeen. Toinen hyvä vinkki on lukea sähköposti ääneen itsellesi: onko se johdonmukainen? Onko sen pituus alle 90 sekuntia? Tarjoaako se lisäarvoa?