Det är inte alltid lika enkelt att få till det personliga i ett webbmöte som det är att få till det vid fysiska möten. Vi har därför slagit våra kloka huvuden ihop och sammanställt våra bästa tips, häng med!
1. Förbered dig precis som vanligt
Steg ett, behandla ditt webbmöte precis som att du skulle träffa personen i verkligheten. Läs på om företaget. Kolla upp personen på LinkedIn och se till att vara insatt i de senaste nyheterna och sociala medier uppdateringarna kring företaget.
Varför? Du visar att du har ett genuint intresse för företaget och personen i fråga och du upplevs mer relevant. Varför inte öppna mötet med att belysa en nyhet du läst om företaget?
2. Använd dig av rätt verktyg
Det finns en hel del smarta plattformar som kan hjälpa dig att genomföra effektiva och sociala webbmöten. Kanske använder ni er av en intern kommunikationsplattform som även erbjuder virtuella mötesrum? Om inte så kan vi gladeligen rekommendera Google Hangouts, ett gratisverktyg som alla som använder Gmail har tillgång till.
Andra tips:
Förutom rätt verktyg behöver du även se till att ha bra internetuppkoppling, ett ljust rum (dock ej i motljus) samt se till att du hörs ordentligt. Allt för att ge ett så professionellt intryck som möjligt!
Tips - för den som vill vara på den säkra sidan gällande att alltid ha bra ljus. Det finns små Ringlights du kan köpa för att fästa på din dator.
3. Ha en tydlig agenda
Precis som inför vilket möte som helst är det nödvändigt att du förbereder en agenda. Utan agenda finns det en stor risk att personen du har möte med går därifrån utan att ta med sig någonting. För att samla extrapoäng kan du även skicka ut agendan via mail strax innan mötet. Kanske kan du till och med spela in en kort videohälsning som du skickar med i mailet om det är en person som du inte träffat tidigare.
Se till att sätta förväntningarna rätt, vänd det till en fördel att ni ses över webben för att det blir mer effektivt för båda. Förslagsvis börjar du mötet med att gå igenom följande:
- Vi har detta mötet för att..
- När du går härifrån idag kan du räkna med att..
- Jag är intresserad över att ta reda på…
- Genomgång av agenda för mötet – vilka delar behandlas först och vad kan motparten förvänta sig?
4. Checka in ordentligt
Precis som du skulle presentera dig inför ett fysiskt möte presenterar du dig i ett webbmöte. Berätta lite kort om dig själv, din roll och ge sedan ordet vidare till övriga deltagare. På så sätt ser du till att alla är med, delaktiga och lyssnar in ordentligt. Dessutom bryter du isen och skapar rätt förutsättningar för resten av mötet.
5. Sätt på video!
Helt ärligt, hur många gånger har du dykt upp i ett möte med kameran på för att inse att motparten har den avstängd? Hands up!
Om ni vill ha ett personligt webbmöte är det en nödvändighet att kunna se den andra personens ansiktsuttryck, utan det tappar ni lätt fokus. Om du checkar in till ett möte och inser att personen på andra sidan stängt av sin kamera kan du enkelt förklara syftet med att sätta på den och se om personen kan tänka sig att sätta på den i alla fall i början av mötet. Om hen inte vill – se till att ställa många frågor och engagera personen du har möte med!
6. Använd dig av kroppsspråk
Precis som du skulle gestikulera och använda dig om kroppsspråk i ett fysiskt möte så måste du göra det i webbmöten också. Även om det kan kännas lite fånigt så gör det att personen du har möte med kan hänga med på ett helt annat sätt.
Du visar dessutom att du är engagerad och tar mötet på allvar. För att hålla konversationerna igång är det bra att du då och då checkar in med en fråga för att se att motparten fortfarande är med och lyssnar.
7. Bestäm nästa steg
Precis som inför ett fysiskt möte: gå inte därifrån utan att bestämt nästa steg. När du har lyckats med övriga sex steg får du inte falla på mållinjen. Sätt upp en avstämning innan du checkar ut från webbmötet. Skicka gärna en kalenderinbjudan innan du stänger ner och se till att motparten accepterar.
Och kom ihåg – det är både effektivt och personligt att genomföra webbmöten så länge du gör det på rätt sätt! Lycka till!
